Zásady nakládání s osobními údaji dárců při využití služby Potvrzení o daru

V tomto informačním memorandu naleznete informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje v rámci užívání služby Potvrzení o daru, jak je definována ve Všeobecných podmínkách využití služby Potvrzení o daru poskytované na internetových stránkách Dárcovské SMS (dále jen „Všeobecné podmínky“), zejména informace o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

My, Fórum dárců z.s., IČO: 660 04 501 se sídlem náměstí Winstona Churchilla 1800/2, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 8294 (dále jen „Fórum dárců“) zpracováváme osobní údaje v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), a dále v souladu s našimi vnitřními předpisy a zásadami.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí. Při zpracování osobních údajů proto postupujeme vždy tak, abychom:

a) zpracovávali aktuální a přesné údaje, a to pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování;

b) zpracovávali osobní údaje pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění účelu zpracování;

c) maximálně zabezpečili Vaše osobní údaje, a to zejména přijetím vhodných opatření, která Vaše osobní údaje ochrání před jakýmkoli neoprávněným přístupem;

d) v co největší míře zachovali Vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda určité zpracování je nezbytné, a zda nepřiměřeně nezasahuje do Vašich práv a svobod.

Pro případ, že dojde ke změně Vašich osobních údajů, které o Vás zpracováváme, si Vás dovolujeme požádat o oznámení této změny. Díky Vaší součinnosti budeme moci vždy zpracovávat Vaše osobní údaje přesné a aktuální.

Pro případ, že zde nenajdete odpovědi na Vaše dotazy, které se týkají zpracování osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat:

E-mailem: dmsasistent@donorsforum.cz
Telefonicky: 724 199 157
Poštou: Fórum dárců, náměstí Winstona Churchilla 1800/2, Žižkov, 130 00 Praha 3

I. Kategorie osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie Vašich osobních údajů:

II. Jak Vaše osobní údaje získáváme?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás zejména prostřednictvím našeho zpracovatele, společnosti ATS Praha s.r.o., IČO: 276 35 007, se sídlem Kubánské náměstí 1391/11, Vršovice, 100 00 Praha 10, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 120434 (dále jen „ATS“), která pro nás zajišťuje technické a softwarové řešení nezbytné pro provoz služby Potvrzení o daru.

Vaše osobní údaje získáváme od Vás prostřednictvím společnosti ATS v okamžiku, kdy se rozhodnete využít služby Potvrzení o daru, a za tím účelem:

Vaše osobní údaje můžeme také získat od Vás při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem.

III. Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Jak jsme Vás již výše informovali, Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme v určitých případech Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás informujeme níže v této kapitole. Vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu zpracování nebo po dobu stanovenou zákonem.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely využití služby Potvrzení o daru, tedy k automatickému vygenerování potvrzení o daru pro daňové účely.

Prostřednictvím aplikace na internetových stránkách Dárcovské SMS umožňujeme dárcům a NNO, jak jsou definovaní ve Všeobecných podmínkách, užívat službu Potvrzení o daru. Prostřednictvím této služby lze automaticky vygenerovat potvrzení o daru vystavené konkrétní NNO, které dárce poskytl dar. Službu Potvrzení o daru využívají NNO pro zefektivnění své činnosti, snížení administrativní zátěže a zkvalitnění průběhu darování pro jednotlivé dárce

Vaše osobní údaje zpracováváme také pro účely vypracování pravidelných měsíčních přehledů o vystavených potvrzeních o daru konkrétní NNO. Tyto přehledy předáváme dotčeným NNO, které s nimi nadále pracují pro jimi stanovené účely v pozici správců osobních údajů (o jednotlivých konkrétních účelech, mezi které patří účetnictví, zákonné povinnosti nebo marketingové analýzy anonymizovaných údajů, Vás mají povinnost informovat jednotlivé NNO).

Využitím služby Potvrzení o daru a souhlasem se Všeobecnými podmínkami vzniká mezi námi smluvní vztah. Z tohoto důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního titulu plnění smlouvy. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro účely související s plněním smluvního závazku poskytnutí služby Potvrzení o daru.

V případě, že nám poskytnete svou e-mailovou adresu a budete souhlasit s jejím předáním pro účely Vašeho kontaktování ze strany NNO, využijeme ji primárně, abychom Vás mohli kontaktovat v souvislosti s poskytováním služby Potvrzení o daru a zároveň také, abychom ji předali NNO. Pokud si nepřejete, abychom Vaši e-mailovou adresu nadále předávali NNO, Váš souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím e-mailu na dmsasistent@donorsforum.cz.

IV. Kdo nakládá s Vašimi osobními údaji?

S Vašimi osobními údaji, které poskytujete za účelem využití služby Potvrzení o daru, nakládají tyto subjekty:

My, Fórum dárců, Vaše osobní údaje zpracováváme jakožto správce osobních údajů. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme (viz čl. III těchto zásad), a stanovujeme prostředky jejich zpracování. Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb externích zpracovatelů, konkrétně společnosti ATS, s níž jsme uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů tak, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zaručena v maximální možné míře.

Ve vztahu k Vašemu telefonnímu číslu společnost ATS určuje účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďuje a zpracovává. Tímto účelem je mimo jiné spárování Vašeho telefonního čísla s konkrétním darem. Společnost ATS tudíž v této souvislosti zpracovává a drží Vaše telefonní číslo jako správce osobních údajů; Fóru dárců jej nepředává.

Společnost ATS zpracovává Vaše telefonní číslo také jako zpracovatel pro námi stanový účel, kterým je ověření Vaší osoby prostřednictvím kontrolní SMS při využití služby Potvrzení o daru a přiřazení výše daru spojené s telefonním číslem k Vámi poskytnutým osobním údajům (ztotožnění dárce a výše jeho darů).

Společnost ATS zpracovává Vaše další osobní údaje, tedy jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště a volitelně také e-mailovou adresu jako zpracovatel Vašich osobních údajů pro námi stanovené účely popsané výše. S ohledem na účel zpracování ATS tyto údaje uchovává pouze po dobu 180 dní od vystavení potvrzení o daru.

NNO, které jste poskytli dar, zpracovává Vaše osobní údaje, které jí předáváme, rovněž jako správce osobních údajů, a to mimo jiné pro účely plnění svých právních povinností dle daňových, účetních a dalších právních předpisů. V anonymizované podobě pak Vaše osobní údaje využívá také pro marketingové účely. O jednotlivých konkrétních účelech a dalších informacích souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů Vás mají povinnost informovat jednotlivé NNO coby správci osobních údajů pro dané účely.

V. Jak jsou Vaše údaje zpracovávány?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly zabezpečeny v maximální možné míře a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech společnosti ATS a Fóra dárců. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především našimi pověřenými zaměstnanci a společností ATS coby zpracovatelem, jak je uvedeno v předchozí kapitole. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své činnosti.

Se všemi našimi zpracovateli Vašich osobních údajů (v současnosti pouze společnost ATS) vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány námi.

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování.

VI. Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.

b) Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.

c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek vymazat Vaše osobní údaje. Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné.

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.

e) Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.

f) Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržování povinností stanovených GDPR.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány

  • pro účel plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
  • pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany; nebo
  • pro účely přímého marketingu, což zahrnuje také profilování s cílem přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby.

V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

VII. Aktualizace

Toto informační memorandum průběžně kontrolujeme a můžeme jej příležitostně měnit (především aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů). Aktualizované verze budou vždy k dispozici na internetové stránce https://pod.atspraha.cz/osobni-udaje.

K poslední aktualizaci tohoto informačního memoranda došlo 21. prosince 2023.